Pengajuan Tugas Belajar

Dalam melanjutkan tugas belajar terdapat beberapa aturan sebagaimana tertuang pada Persesjen Nomor 3 Tahun 2023 Tentang Juklak Permendikbudristek Nomor 27 Tahun 2022  dan Permendikbudristek Nomor 27 Tahun 2022. Alasan kami menulis ini karena melihat masih banyaknya terjadinya penolakan terhadap tugas belajar dikarenakan ada hal-hal yang tidak dipenuhi oleh dosen. 

Ada beberapa komponen-komponen penting yang perlu diperhatikan seorang dosen sebelum melaksanakan tugas belajar yang akan dijabarkan satu persatu, namun perlu diingat bahwa yang tertera di bawah ini hanyalah rangkuman, untuk lebih detail silahkan akses yang tertera di atas:

1. pembiayaan Tugas Belajar;
2. jangka waktu Tugas Belajar; 
3. batas usia; 
4. batas waktu pengusulan Tugas Belajar; 
5. masa ikatan dinas; 
6. Persyaratan;
7. Prosedur Pengusulan

1. Pembiayaan Tugas Belajar

Pembiayaan Tugas Belajar minimal harus memenuhi komponen-komponen berikut :

1. biaya perjalanan pergi pulang ke dan dari tempat Tugas Belajar; 
2. biaya alat pelajaran, buku, atau referensi lain; 
3. biaya kuliah, ujian, penelitian, seminar dan studi tur yang wajib; 
4. biaya hidup; 
5. biaya asuransi kesehatan bagi Tugas Belajar di luar negeri sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
6. biaya penunjang pendidikan lainnya. 

2. Jangka Waktu Tugas Belajar

Jangka waktu Tugas Belajar sebagai berikut: 

1. pendidikan program doktor/doktor terapan/yang setara diberikan paling lama 5 (lima) tahun; 
2. pendidikan profesi diberikan paling lama 1 (satu) tahun;  
3. pendidikan program spesialis diberikan paling lama 4 (empat) tahun; 
4. pendidikan program subspesialis diberikan paling lama 2 (dua) tahun. 

3. Batas Usia

Batas usia calon Pegawai Pelajar program doktor/doktor terapan dengan ketentuan sebagai berikut: : 

1. 44 (empat puluh empat) tahun bagi yang batas waktu normatif program studi selama 3 (tiga) tahun;    
2. 41 (empat puluh satu) tahun bagi yang batas waktu normatif program studi selama 4 (empat) tahun;    
3. 38 (tiga puluh delapan) tahun bagi yang batas waktu normatif program studi selama 5 (lima) tahun;    
4. 35 (tiga puluh lima) tahun bagi yang batas waktu normatif program studi selama 6 (enam) tahun; 
5. 32 (tiga puluh dua) tahun bagi yang batas waktu normatif program studi selama 7 (tujuh) tahun

4. Batas Waktu Pengusulan

Pimpinan unit kerja mengusulkan pemberian Tugas Belajar kepada Sekretaris Jenderal melalui kepala biro yang membidangi urusan sumber daya manusia paling lama 1 (satu) semester dari mulainya masa pendidikan

5. Masa Ikatan Dinas

1. 2 (dua) kali masa pelaksanaan Tugas Belajar termasuk perpanjangan masa Tugas Belajar, bagi Pegawai Pelajar yang dibebastugaskan dari jabatan; atau 
2. 1 (satu) kali masa pelaksanaan Tugas Belajar termasuk perpanjangan masa Tugas Belajar, bagi Pegawai Pelajar yang tidak dibebastugaskan dari jabatan. 

6. Persyaratan

1. berstatus sebagai PNS dengan masa kerja pegawai paling sedikit 2 (dua) tahun
2. memiliki hasil penilaian prestasi kerja pegawai calon Pegawai Pelajar dengan sebutan paling rendah “baik” selama 2 (dua) tahun terakhir untuk setiap unsur yang dinilai
3. menandatangani perjanjian Tugas Belajar
4. mendapatkan jaminan pembiayaan Tugas Belajar
5. mendapatkan persetujuan perjalanan dinas luar negeri dari Kementerian Sekretariat Negara untuk Tugas Belajar ke luar negeri

7. Prosedur Pengusulan

Persuratan yang diusulkan oleh Pimpinan unit kerja, sehingga dosen yang akan melanjutkan studi harus melengkapi surat-surat yang dimaksud :

a. Dokumen Pribadi

1. asli surat keterangan sehat jasmani dan rohani yang dikeluarkan oleh rumah sakit pemerintah (Wajib dari RS Pemerintah dan harus dalam bentuk Surat Keterangan, bukan hasil Medical Check Up)
2. fotokopi kartu pegawai; (Didapatkan dari pihak SDM kampus)
3. salinan sah surat keputusan pengangkatan sebagai calon PNS (Didapatkan dari pihak SDM kampus)
4. salinan sah surat keputusan pengangkatan sebagai PNS; (Didapatkan dari pihak SDM kampus)
5. salinan sah surat keputusan kenaikan pangkat terakhir; (Didapatkan dari pihak SDM kampus)
6. salinan sah surat keputusan jabatan terakhir; (Didapatkan dari pihak SDM kampus)
7. fotokopi akta nikah 
8. asli surat pernyataan yang bersangkutan: 1. tidak sedang melaksanakan kewajiban ikatan dinas setelah Tugas Belajar; 2. tidak pernah gagal dan/atau diberhentikan dalam melaksanakan Tugas Belajar sebelumnya; dan 3. tidak pernah menempuh jenjang pendidikan tinggi yang sama dengan jenjang pendidikan tinggi yang akan diikuti.

b. Pemberi Beasiswa dan Kampus Tujuan

1. fotokopi jaminan pembiayaan Tugas Belajar (Surat Keterangan Beasiswa)
2. fotokopi hasil kelulusan seleksi dari lembaga pendidikan tempat pelaksanaan Tugas Belajar (Letter of Acceptance)

c. Kantor Departemen

1. asli surat rekomendasi dari atasan langsung

d. Kantor Dekanat

1. fotokopi penilaian prestasi kerja pegawai minimal 2 (dua) tahun terakhir yang setiap unsur penilaian paling rendah bernilai “baik” (SKP 4 semester/2 tahun terakhir)
2. asli surat keterangan dari pimpinan unit kerja mengenai bidang studi yang akan ditempuh mempunyai hubungan atau sesuai dengan kebutuhan dan pengembangan organisasi (Biasanya disiapkan oleh pegawai di kantor dekanat)
3. asli surat pernyataan dari pimpinan unit kerja bahwa yang bersangkutan: 1. tidak sedang menjalankan cuti di luar tanggungan negara; 2. tidak sedang melaksanakan tugas secara penuh di luar instansi induknya; 3. tidak sedang mengajukan banding administratif ke Badan Pertimbangan Aparatur Sipil Negara atau upaya hukum ke pengadilan terkait dengan penjatuhan hukuman disiplin; 4. tidak dalam proses penjatuhan hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat; 5. tidak sedang menjalani hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat; 6. tidak sedang dalam proses perkara pidana sebagai tersangka/terdakwa; 7. tidak sedang menjalani pidana penjara/kurungan; 8. tidak sedang melaksanakan kewajiban ikatan dinas setelah Tugas Belajar; 9. tidak pernah gagal dan/atau diberhentikan dalam melaksanakan Tugas Belajar sebelumnya; dan 10. tidak sedang melaksanakan pendidikan tinggi lainnya.(Biasanya disiapkan oleh pegawai di kantor dekanat) 

e. Kantor Rektorat

1. surat keterangan untuk mendapatkan pembayaran tunjangan keluarga (Biasanya disiapkan oleh pegawai bagian keuangan di rektorat) 
2. fotokopi perjanjian Tugas Belajar (Didapatkan dari pihak SDM kampus)
3. fotokopi persetujuan penugasan ke luar negeri dari Kementerian Sekretariat Negara bagi Tugas Belajar di luar negeri (Didapatkan dari pihak SDM kampus)

Dokumen-dokumen yang disebutkan di atas dilakukan secara runut dari tingkat a sampai ke tingkat e. Sebaiknya melakukan pengecekan secara berkala supaya proses yang dilakukan bisa selesai tepat waktu.

Perincian Biaya Tugas Belajar

Berbeda dengan beasiswa dalam negeri semisal LPDP dan Beasiswa Dikti, jika anda mengajukan tugas belajar dengan menggunakan pembiayaan selain itu, maka biasanya tidak ada diberikan perinciannya. Untuk itu, saya menyediakan template yang kami buat sebagai kelengkapan untuk pengajuan tugas belajar kami, yang dapat diunggah di sini 

Jika SK Tugas Belajar Telah Terbit

Maka, anda perlu menghubungi pihak SDM kampus anda untuk mengubah status anda di SISTER, tentunya dengan mengirimkan SK Tugas belajar anda sebagai bukti. Setelah diajukan, tentunya status anda yang tadinya aktif akan berubah menjadi Tugas Belajar, yang hal ini bisa dilihat di website sister dan pddikti. Di bawah ini merupakan contohnya

Disclaimer

Tahapan-tahapan dokumen yang disebutkan di atas berdasarkan aturan yang telah diberikan pada paragraf pertama, jika ada aturan-aturan tertentu yang dibutuhkan atau tidak dibahas secara mendetail pada artikel ini, silahkan merujuk lebih lanjut pada link tersebut. Artikel ini hanyalah rangkuman yang disiapkan untuk memudahkan pemahaman terkait aturan dan prosesnya, untuk menghindari kesalahan, silahkan merujuk kembali pada aturan tersebut.

Anda juga bisa menyaksikan video Youtube di bawah yang diambil dari akun youtube 

Biro SDM Kemendikbudristek